Executive Assistant (m/w/d) – Unterstützung des UK Managers

Über die Position

Als Executive Assistant unterstützen Sie den UK Manager eines weltweit führenden Unternehmens im Versicherungs‑ und Risikomanagement. Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld und koordinieren Aktivitäten über mehrere Zeitzonen hinweg.

Hauptaufgaben

• Proaktives Kalendermanagement: Planung und Koordination interner und externer Meetings inkl. Zeitzonen‑Management (Teams, Zoom).
• Workflow‑Optimierung: Inbox‑Management, Priorisierung von E‑Mails und Nutzung moderner Tools, inkl. KI‑gestützter Prozesse.
• Reiseorganisation: Planung und Buchung komplexer nationaler und internationaler Reisen (Flüge, Hotels, Visa, Logistik).
• Schnittstellenfunktion: Enge Zusammenarbeit mit HR, Finanzen, IT und Rechtsabteilungen sowie Pflege von CRM‑Datenbanken und Sales‑Pipelines.
• Projektunterstützung: Aufbereitung von Spesenberichten, Zeiterfassung (Timesheets) und Unterstützung bei Vertrags‑ und Compliance‑Prozessen.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Schulausbildung (12. Klasse) oder ein abgeschlossenes Studium.
• Fundierte Berufserfahrung im administrativen Bereich oder im gehobenen Kundenservice.
• Fließendes Englisch (obligatorisch); weitere Sprachen, z. B. Deutsch, sind ein Plus.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office; idealerweise erste Erfahrung mit CRM‑Systemen.

Erforderliche Kenntnisse

• Microsoft Office
• CRM‑Systeme
• Teams und Zoom

Was wir bieten

• Spannende Karrierechancen in einem soliden, internationalen und zukunftssicheren Projekt.
• Attraktives Hybrid‑Arbeitsmodell (Home Office & Office in Lissabon).
• Geregelte 40‑Stunden‑Woche für eine ausgewogene Work‑Life‑Balance.
• Ein integratives, vielfältiges und chancengleiches Arbeitsumfeld.