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Sobre a TMF GroupA TMF Group é um dos principais prestadores de serviços administrativos essenciais a nível mundial! Atualmente, contamos com os melhores profissionais distribuídos por 125 escritórios em 90 países. Temos mais de 14.000 especialistas em contabilidade, fiscalidade, processamento salarial e gestão global de entidades, que são fundamentais para o sucesso de inúmeras empresas internacionais em todo o mundo.Estamos presentes em Portugal há mais de 8 anos. Atualmente, somos mais de 80 colaboradores e continuamos a crescer todos os dias!Sobre a vagaO Junior Office Manager é responsável por apoiar a gestão diária do escritório, garantindo o bom funcionamento das operações internas, a organização administrativa e o suporte às equipas. Esta função é essencial para assegurar um ambiente de trabalho eficiente, organizado e acolhedor, contribuindo para a produtividade e bem‑estar dos colaboradores.É uma posição de entrada, ideal para quem está a iniciar carreira em funções administrativas, de gestão de escritório ou suporte operacional.Principais ResponsabilidadesGestão do EscritórioGarantir o bom funcionamento diário do escritório (abertura, organização, manutenção básica).Gerir fornecedores e serviços externos (limpeza, manutenção, material de escritório, etc.).Controlar inventário e realizar pedidos de material sempre que necessário.Coordenar pequenas reparações e assegurar o contacto com prestadores de serviços.Suporte AdministrativoReceber, organizar e distribuir correio e encomendas ( entrada e saída de documentos);Solicitar o serviço de estafetas ou courrier nacional e internacional;Manter o registo de toda a documentação que é recebida e toda a documentação que é enviada;Atender chamadas telefónicas e gerir o email geral do escritório;Apoiar na preparação de documentos, apresentações e relatórios simples;Organizar arquivos físicos e digitais, garantindo atualização e acessibilidade;Manter uma lista de contactos dos seguintes serviços / fornecedores (lista não exaustiva):Fornecedores do escrtório;Fornecedores de cateringFornecedor de cartões de acesso ao escritório / alarme;Todo o equipamento do escritório incluindo mobília.Receber clientes no escritórioGerir contactos com o senhorio e empresa de gestão do imóvel;Apoio às Equipas InternasDar suporte administrativo às equipas de RH, Finance, IT ou outras, conforme solicitado.Organizar viagens de funcionários da TMF, tais como agendar voos, comboios, aluguer de carros, hotéis, restaurantes ou outros que sejam necessários;Ajudar na organização de reuniões internas, formações e eventos corporativos.Apoiar no onboarding de novos colaboradores (kits de boas‑vindas, preparação de postos de trabalho, acessos básicos).Coordenação OperacionalGerir reservas de salas de reunião e assegurar que estão preparadas.Coordenar visitas externas, clientes e fornecedores.Apoiar na implementação de políticas internas relacionadas com o escritório.Dar apoio ao HR em geral incluindo formações, agendar consultas de medicina do trabalho, acompanhar as visitas da Higiene e Segurança no TrabalhoPreparar eventos da empresa, quer sejam de caracter local, de mercado ou de Grupo;Arquivo de documentos do escritórios, tais como contratos de fornecedores, documentos ou insrtuções escritas;Ajudar a implementar procedimentos administrativos no escritório e a garantir a sua execusão;Organização do escritório;Organização dos armários das salas de reuniões;Suporte à LSO do escritório local;Assegurar a implementação e manutenção da ISO 27001 ou qualquer outra certificação que venha a surgir.Principais Requisitos1 a 2 anos de experiência em funções administrativas, receção, office management ou suporte operacional (estágios profissionais incluídos).Excelente capacidade de organização e gestão de prioridades, com atenção ao detalhe e acompanhamento de múltiplas tarefas em simultâneo.Bons conhecimentos de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e PowerPoint) e facilidade na utilização de ferramentas digitais.Boa capacidade de comunicação interpessoal e orientação para o serviço, assegurando uma experiência profissional e acolhedora para colaboradores, clientes e fornecedores.Proatividade, sentido de responsabilidade e autonomia, com capacidade para identificar necessidades e resolver questões do dia a dia do escritório.Fluência em português e bons conhecimentos de inglês, tanto escrito como falado.O que oferecemosCareer DevelopmentOpportunities for career progression within TMFExposure to international clients and complex global projectsContinuous development through TMF Business Academy learning programmesImpactContribute to simplifying global business operations for clientsParticipate in corporate social responsibility initiatives supporting local communitiesWork EnvironmentFeedback-driven, collaborative workplace cultureFlexible working arrangements supporting balanced ways of workingEstamos ansiosos pra conhecer você! Show more Show less