Office Administrator & Document Controller

Sobre a vaga

Na Engivia, empresa do Grupo Sener, desenvolvemos soluções de engenharia e consultoria para projetos complexos. Procuramos reforçar a equipa em Lisboa com uma pessoa organizada, rigorosa e proativa, responsável pela coordenação administrativa do escritório e apoio nas áreas de controlo documental, contabilidade, recursos humanos, compliance e gestão interna.

Principais responsabilidades

• Gestão do escritório: coordenar serviços administrativos, fornecedores, compras, logística de reuniões e visitas, e contratos de instalações.
• Controlo documental: manter sistemas de arquivo, registar, classificar, distribuir e arquivar documentação técnica e contratual, garantir rastreabilidade e apoiar processos de revisão e aprovação.
• Apoio administrativo e financeiro: apoiar a equipa Financeira no processamento de faturas, controlo de despesas, registos contábeis e fecho mensal.
• Recursos Humanos: apoiar recrutamento, onboarding, gestão de documentos de colaboradores, férias, ausências e formação.
• HSE, compliance e governação: coordenar documentação de saúde, segurança, seguros, auditorias e controle interno.
• Apoio à Direção: preparar apresentações, relatórios, atas e coordenar reuniões executivas.

Perfil desejado

• Formação em Administração, Gestão, Contabilidade, Secretariado ou áreas afins.
• Experiência prévia em funções administrativas, gestão de escritório ou controlo documental.
• Conhecimentos avançados de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams) e SharePoint.
• Familiaridade com plataformas de gestão documental (Autodesk Construction Cloud, Aconex, Procore ou equivalentes).
• Português fluente e bom nível de inglês; espanhol será valorizado.

Competências requeridas

• Forte capacidade de organização, planeamento e definição de prioridades.
• Rigor, atenção ao detalhe e orientação para a qualidade.
• Autonomia, iniciativa e sentido de responsabilidade.
• Boa comunicação e facilidade de relacionamento.
• Flexibilidade e adaptação a ambiente internacional em crescimento.

O que oferecemos

• Integração numa empresa de engenharia pertencente a um grupo internacional.
• Ambiente de trabalho colaborativo, multidisciplinar e internacional.
• Estabilidade profissional e possibilidade de desenvolvimento dentro do Grupo Sener.
• Formação contínua e aprendizagem em diferentes áreas da gestão empresarial.
• Condições salariais e benefícios competitivos, de acordo com a experiência.