Executive Assistant & Operations Coordinator

Empresa do setor imobiliário e gestão de ativos, atualmente numa fase de crescimento, reorganização e desenvolvimento de novos projetos, pretende recrutar um Business Operations & Administration Specialist para prestar apoio direto à Administração e assumir um papel transversal na coordenação operacional e administrativa de diferentes áreas do negócio.A sua nova FunçãoTerá um papel central no acompanhamento das operações da empresa, funcionando como um verdadeiro braço-direito da Administração na gestão de prioridades, coordenação de projetos, controlo de processos administrativos e acompanhamento de iniciativas no terreno.Procuramos um perfil altamente organizado, autónomo e proativo, capaz de assegurar o acompanhamento simultâneo de diferentes temas, desde projetos imobiliários e obras até contratos, documentação, fornecedores e necessidades operacionais do dia a dia.Esta função combina uma componente de escritório com uma forte vertente operacional, exigindo disponibilidade para deslocações regulares e contacto com diferentes interlocutores internos e externos.Principais ResponsabilidadesApoio direto à Administração na coordenação e acompanhamento de diversas áreas de atividade;Gestão e monitorização de temas operacionais, administrativos e organizacionais, assegurando o cumprimento de prazos e prioridades;Acompanhamento de projetos imobiliários e obras em curso, garantindo o contacto com fornecedores, empreiteiros e restantes parceiros;Solicitação, análise e acompanhamento de orçamentos, faturação e documentação associada;Coordenação de contratos, documentação legal e processos administrativos diversos;Acompanhamento de compras, encomendas e necessidades operacionais das diferentes propriedades e escritórios;Realização de visitas aos ativos e projetos da empresa para acompanhamento das operações no terreno;Preparação de reportes regulares sobre o estado dos projetos e atividades em curso;Identificação de necessidades, oportunidades de melhoria e acompanhamento da implementação de ações;Coordenação com entidades externas, consultores, fornecedores e prestadores de serviços;Apoio na organização e estruturação de processos internos;Garantir uma comunicação fluida entre os diferentes stakeholders envolvidos nos projetos.O que necessita para ser bem-sucedidoExperiência prévia em funções de coordenação operacional, administração, gestão de projetos ou funções similares;Carta de condução e disponibilidade para deslocações regulares;Gosto por uma função dinâmica, transversal e com forte componente operacional;Formação superior (preferencial);Domínio das ferramentas Microsoft Office, com especial enfoque em Excel, Word e Outlook;Inglês intermédio a avançado (B2) e espanhol (valorizado);Elevada capacidade de organização, planeamento e gestão de prioridades;Perfil autónomo, resiliente e orientado para a resolução de problemas;Forte capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal;Capacidade de acompanhar múltiplos projetos e interlocutores em simultâneo;Sentido de responsabilidade, adaptabilidade e flexibilidade perante mudanças de contexto.O que poderá receber em trocaIntegração numa empresa em crescimento e transformação;Exposição direta à Administração e participação em decisões estratégicas;Função diversificada, com elevado nível de autonomia e impacto no negócio;Vencimento base ajustado à experiência demonstrada;Oportunidade de crescimento profissional num contexto dinâmico e desafiante. Show more Show less