Office Administration Manager

Sobre a vaga

A EmpresaEmpresa, especializada na organização de experiências e tours autoguiados, procura um(a) Administration & Office Manager para reforçar a sua estrutura administrativa. O(a) profissional será responsável por gerir processos financeiros, administrativos e de recursos humanos, garantindo a eficiência e conformidade das operações. Esta posição reporta ao Controller e colabora com a contabilidade externa.

Principais responsabilidades

• Assegurar o controlo e acompanhamento de pagamentos, faturação e documentação financeira;
• Efetuar reconciliações bancárias e apoiar a gestão dos processos financeiros correntes;
• Articular com a contabilidade externa, garantindo a correta disponibilização da informação e documentação necessária;
• Apoiar o processamento salarial, nomeadamente através da preparação e envio da informação para o parceiro externo responsável pelo payroll;
• Acompanhar os processos administrativos associados à gestão de colaboradores, incluindo onboarding, offboarding e preparação de documentação laboral;
• Assegurar a gestão administrativa do escritório, incluindo fornecedores, contratos, seguros, instalações e serviços gerais;
• Apoiar, em articulação com o Controller, a preparação e inserção de pagamentos nas plataformas bancárias;
• Coordenar e acompanhar o trabalho do elemento da equipa com maior enfoque na vertente contabilística;
• Garantir a organização e atualização dos diferentes mapas e instrumentos de controlo administrativo;
• Identificar oportunidades de melhoria e contribuir para a implementação de procedimentos, ferramentas e automatizações que permitam tornar os processos internos mais eficientes.

Perfil desejado

• Experiência profissional relevante em funções de Administração, Office Management, Finance Operations ou similares;
• Experiência na gestão de um volume significativo de faturas, pagamentos e reconciliações;
• Bons conhecimentos de processos administrativos e financeiros, nomeadamente pagamentos, reconciliações bancárias e documentação financeira;
• Conhecimentos de processos administrativos de Recursos Humanos e de legislação laboral;
• Bons conhecimentos de Microsoft Office, nomeadamente Excel, e facilidade na utilização de ferramentas digitais;
• Bons conhecimentos de inglês, falado e escrito.

Competências requeridas

• Microsoft Excel
• Microsoft Office
• Ferramentas digitais
• Inglês (fluente)