Assistente Executivo – Apoio a Partners Internacionais

Sobre a vaga

O cliente, empresa do setor de seguros e gestão de risco, procura um(a) Assistente Executivo(a) para apoiar os Partners da companhia. O cargo reporta ao Gestor do Reino Unido e exige apoio administrativo de alto nível, com foco em discrição e profissionalismo.

Principais responsabilidades

• Gerir o ciclo de vida administrativo dos processos, antecipando necessidades e priorizando pedidos.
• Administrar agendas complexas, agendar e coordenar reuniões internas e externas, incluindo videoconferências em múltiplos fusos horários (Teams, Zoom).
• Triar e priorizar a caixa de entrada, encaminhando comunicações aos Partners quando necessário.
• Organizar viagens nacionais e internacionais, reservando voos, hotéis, vistos e preparando itinerários detalhados.
• Manter registos de horas, documentação de projetos e preparar relatórios de despesas conforme a política da empresa.
• Apoiar fluxos de trabalho de contratos e requisitos de compliance, colaborando com as equipas Jurídica e Comercial.
• Colaborar com áreas transversais (Finanças, IT, RH, DTP, Manutenção) para resolver questões operacionais.
• Utilizar tecnologia aprovada, incluindo ferramentas de IA, para otimizar tarefas rotineiras.
• Auxiliar em eventos pontuais e iniciativas de escritório.
• Manter e atualizar listas de contactos no CRM, acompanhar o pipeline de vendas e garantir o registo das próximas ações.

Perfil desejado

• 12.º ano de escolaridade ou Licenciatura.
• Boa capacidade de análise e foco na resolução de problemas.
• Capacidade de organização e gestão de multitarefas.
• Proatividade e habilidade de priorização.
• Discrição e profissionalismo ao representar a empresa.

Competências requeridas

• Gestão de agendas complexas e videoconferências (Teams, Zoom).
• Organização de viagens internacionais e logísticas associadas.
• Manutenção de bases de dados internas e registos de horas.
• Uso de ferramentas de IA para otimização de processos.
• Colaboração com equipas transversais e suporte a compliance.