Assistant exécutif

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) exécutif(ve) pour soutenir les activités quotidiennes du bureau de notre hôtel Marriott situé à Lisbonne.

Missions principales

• Accueillir les visiteurs, déterminer la nature de leur visite et les orienter.
• Gérer le courrier entrant et sortant, préparer des réponses et joindre les fichiers appropriés.
• Rédiger et distribuer les procès‑verbaux des réunions.
• Créer et tenir à jour les archives papier et électroniques.
• Préparer lettres, mémos et documents à l’aide de logiciels de traitement de texte, tableur, base de données ou présentation.
• Saisir et mettre à jour les informations dans les bases de données.
• Utiliser les équipements de bureau standards (téléphone, fax, photocopieur, calculatrice).
• Documenter et transmettre les demandes ou réclamations des clients.
• Appliquer les politiques internes, respecter la confidentialité et porter un uniforme propre.
• Développer des relations professionnelles positives avec les collègues.
• Répondre au téléphone avec un langage courtois et aider les clients, y compris les personnes handicapées.
• Déplacer des charges légères (max. 4,5 kg) de façon autonome.
• Effectuer toute autre tâche demandée par les responsables.

Profil recherché

• Bonne présentation et apparence professionnelle.
• Sens du service client et capacité à anticiper les besoins.
• Capacité à travailler en équipe et à soutenir les collègues.
• Respect strict de la confidentialité et des procédures internes.
• Bonne condition physique pour manipuler de petites charges.

Compétences requises

• Maîtrise des logiciels de traitement de texte, tableur, bases de données et présentation.
• Aisance rédactionnelle et capacité à rédiger des comptes‑rendus.
• Utilisation efficace du téléphone, fax, photocopieur et autres équipements de bureau.
• Organisation et gestion des archives papier et numériques.
• Excellente communication orale et écrite.

Ce que nous offrons

• Un environnement de travail inclusif où la diversité est valorisée.