Secretaris/Administratief Medewerker voor advocatenkantoor (Porto)

Over de functie

Voor een internationaal opererend advocatenkantoor in Porto zoeken wij een secretaris/administratief medewerker. Je ondersteunt de advocaten bij hun dagelijkse werkzaamheden en draagt bij aan een efficiënte kantoorvoering.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda’s, plannen van vergaderingen en afhandelen van telefonische vragen.
• Beheren van de algemene e‑mailbox en zorgen voor tijdige beantwoording.
• Administratieve ondersteuning van advocaten, waaronder het opstellen van notulen, digitaliseren en archiveren van documenten.
• Facturatie en betalingscontrole via het eigen softwaresysteem.
• Bijwerken van het CRM‑systeem en naleven van checklists voor termijnen en processen.
• Directe communicatie met cliënten in het Engels.
• Meewerken aan procesverbeteringen en de implementatie van automatisering.

Gewenst profiel

• Minimaal vier jaar ervaring in een administratieve of secretariële functie, bij voorkeur binnen een advocatenkantoor of een corporate omgeving.
• Vloeiende beheersing van de Engelse taal, zowel schriftelijk als mondeling.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Zelfstandige, proactieve werkhouding en goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.

Vereiste vaardigheden

• Ervaring met agenda‑ en e‑mailbeheer.
• Bekendheid met facturatie‑ en betalingsprocessen in een softwaresysteem.
• Gebruik van CRM‑systemen.

Wat wij bieden

• Een full‑time contract met een maandsalaris tussen €1.200 en €1.500, inclusief maaltijdvergoeding.
• Een duidelijk loopbaanontwikkelingsplan en doorgroeimogelijkheden.
• Een intensieve inwerkperiode en continue begeleiding.