Assistente Executivo e Suporte de Gestão de Escritório

Sobre a vaga

A multinacional de referência no setor automóvel, recentemente instalada em Lisboa, procura um Assistente Executivo e de Suporte à Gestão de Escritório para apoiar diretamente dois Regional Office Heads das regiões da Europa e das Américas. O candidato será responsável por garantir a eficiência das agendas, viagens, reuniões e demais atividades administrativas, mantendo elevados padrões de confidencialidade.

Principais responsabilidades

• Gestão complexa de agendas e calendários dos Regional Office Heads;
• Organização e coordenação de reuniões internas e externas, presenciais e virtuais;
• Planeamento e execução de viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas e logística;
• Suporte administrativo à equipa de liderança regional;
• Preparação de apresentações em PowerPoint e documentação de apoio;
• Gestão e controlo de despesas, reembolsos e budgets associados;
• Coordenação de eventos internos e iniciativas corporativas;
• Interface com fornecedores e parceiros externos;
• Gestão operacional do escritório, assegurando o correto funcionamento dos espaços e recursos;
• Gestão de correspondência, comunicações e prioridades diárias, garantindo confidencialidade.

Perfil desejado

• Experiência consolidada em funções de Executive Assistant, Personal Assistant ou Office Manager;
• Inglês fluente (obrigatório) e espanhol valorizado;
• Capacidade de organização, planeamento e definição de prioridades em ambientes multiculturais;
• Disponibilidade para flexibilidade pontual em função de fusos horários diferentes.

Competências requeridas

• Domínio avançado do Microsoft Office, especialmente Excel e PowerPoint;
• Experiência com Outlook e Teams;
• Familiaridade com gestão de agendas complexas e stakeholders internacionais.

O que oferecemos

• Integração numa multinacional em forte crescimento;
• Ambiente internacional e multicultural;
• Exposição direta a líderes séniores com responsabilidades regionais;
• Oportunidade de desenvolvimento profissional num contexto desafiante e dinâmico.