Executive Assistant (M/F/D)

Sobre a vaga

A Talenter, através da área de Recrutamento Especializado, está a recrutar um(a) Executive Assistant para integrar um grupo multinacional de referência, com forte presença nacional, em Santarém. O profissional será responsável por apoiar administrativamente os Diretores do Board, garantindo a eficiência operacional das atividades executivas.

Principais responsabilidades

• Apoiar os Diretores do Board nas tarefas administrativas e operacionais.
• Gerir entradas e saídas de correspondência, garantindo a correta distribuição.
• Coordenar a comunicação interna e externa, assegurando clareza e eficácia.
• Gerir a agenda dos Diretores, incluindo compromissos, prazos e reuniões.
• Organizar e reservar viagens, alojamento e logística para deslocações profissionais.
• Planear e preparar reuniões, incluindo pautas, materiais de suporte e seguimento pós‑reunião.
• Elaborar relatórios e documentos necessários para suporte à gestão.
• Manter o arquivo organizado e atualizado, promovendo gestão documental eficiente.
• Organizar eventos e gerir fornecedores.

Perfil desejado

• Elevado nível de profissionalismo e responsabilidade.
• Confidencialidade no tratamento de informações sensíveis.
• Excelente capacidade de gestão do tempo e organização.
• Capacidade de antecipar necessidades e priorizar atividades conforme prazos e objetivos.
• Conhecimento das normas de comunicação e tratamento de documentos.
• Excelentes competências de comunicação escrita e verbal.
• Rigor, atenção ao detalhe e proatividade.
• Forte capacidade de relacionamento interpessoal e trabalho em equipa.
• Flexibilidade para se adaptar ao ritmo e volume de trabalho.

Competências requeridas

• Formação superior em Secretariado, Administração ou área semelhante.
• Experiência prévia em funções similares.
• Domínio do inglês e francês (falado e escrito) – obrigatório.
• Proficiência nas ferramentas Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).

O que oferecemos

• Integração numa empresa sólida e de referência.
• Ambiente dinâmico, desafiante e de grande exposição.
• Oportunidade de desenvolvimento profissional em contacto direto com a gestão de topo.
• Confidencialidade nas candidaturas, conforme legislação de proteção de dados.
• Processo de recrutamento inclusivo e sem discriminação.