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Descripcion del puesto
Mercer, leader mondial du conseil en ressources humaines et en gestion des risques, lance son nouveau hub Oliver Wyman à Lisbonne et recherche un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) dynamique pour accompagner la croissance de cette entité. En tant que pilier administratif de l’équipe, vous travaillerez en étroite collaboration avec 2 à 3 partenaires senior, garantissant la fluidité des opérations quotidiennes et le maintien d’un haut niveau de service auprès des clients internes et externes.
**Vos missions principales (60 %)**
- Gestion proactive et complexe des agendas des partenaires, incluant la planification de réunions, la coordination de disponibilités multi‑zones et la résolution de conflits d’emploi du temps.
- Organisation logistique de déplacements nationaux et internationaux : réservations de vols, hôtels, transports, création de dossiers de voyage et suivi des formalités administratives.
- Préparation et mise en forme de documents stratégiques (présentations PowerPoint, rapports, notes de synthèse) avec une attention particulière à la qualité et à la conformité aux standards Mercer.
- Administration du CRM marketing : mise à jour des contacts, suivi du pipeline commercial, identification d’opportunités de suivi et génération de rapports d’activité.
- Gestion des notes de frais, contrôle des dépenses et rapprochement avec les budgets partenaires.
- Accueil physique et virtuel des clients, gestion des appels téléphoniques et filtrage des courriels afin d’assurer une communication fluide et professionnelle.
**Développement client (30 %)**
- Maintien et enrichissement du portefeuille client dans le CRM, en veillant à la mise à jour des informations clés et à la traçabilité des interactions.
- Identification d’opportunités de suivi commercial et proposition d’actions de relance ciblées.
- Organisation de réunions groupées, d’ateliers et d’événements de networking pour renforcer les relations avec les assistants des clients et les parties prenantes.
**Support d’équipe (10 %)**
- Assurer la continuité du service lors des absences en prenant en charge les dossiers urgents.
- Former et accompagner les nouveaux assistants, partager les bonnes pratiques et contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs.
**Profil recherché**
- 2 à 3 ans d’expérience réussie en tant qu’assistant(e) exécutif(ve), idéalement dans le conseil en management, les services financiers ou un cabinet de services professionnels.
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Maîtrise avancée du Pack Office (Excel, PowerPoint, Outlook) et expérience avec les outils CRM (Salesforce ou équivalent).
- Bilinguisme français/anglais indispensable ; la maîtrise du portugais est un atout.
- Fort sens du service, excellente communication écrite et orale, et aisance à interagir avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat CDI en mode hybride (présence au bureau 3 jours/semaine) au sein d’un environnement international stimulant.
- Un package de rémunération compétitif, des avantages sociaux (assurance santé, tickets restaurant, programme de formation continue) et des opportunités de mobilité interne au sein du groupe Mercer.
- Un cadre de travail moderne au cœur de Lisbonne, avec des espaces de coworking, des salles de réunion high‑tech et une culture d’entreprise axée sur l’innovation et le bien‑être des collaborateurs.
Rejoignez Mercer et participez activement à la réussite du hub Oliver Wyman à Lisbonne ! Postulez dès maintenant et contribuez à façonner l’avenir du conseil en stratégie et en ressources humaines.
