Executive Assistant to Office Head - Private Equity

A propos du poste

Rejoignez une structure de premier plan dans le secteur du Private Equity à Lisbonne. En tant qu'Executive Assistant, vous jouerez un rôle pivot et stratégique en soutenant directement le responsable du bureau ainsi que plusieurs directeurs, tout en assurant la gestion opérationnelle et l'excellence administrative de notre site de Lisbonne.

Missions principales

• Gestion complexe et proactive d'agendas multiples et de réunions à travers différents fuseaux horaires.
• Coordination complète des réunions internes et externes de haut niveau.
• Organisation de déplacements nationaux et internationaux incluant la gestion d'itinéraires détaillés et logistiques.
• Gestion rigoureuse des notes de frais et des processus administratifs liés aux directeurs.
• Point de contact privilégié pour les parties prenantes senior au niveau mondial.
• Soutien logistique pour les événements d'entreprise, les off-sites et les initiatives de cohésion d'équipe.
• Supervision de l'administration quotidienne et du bon fonctionnement du bureau de Lisbonne.

Profil recherché

• Expérience confirmée dans le secteur des services financiers (idéalement en fonds de Private Equity ou société de gestion d'actifs).
• Capacité démontrée à travailler de manière autonome dans un environnement exigeant et à rythme soutenu.
• Excellente intelligence émotionnelle et capacité à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau.
• Grande discrétion et respect absolu de la confidentialité.
• Rigueur extrême et attention exceptionnelle aux détails.

Competences requises

• Maîtrise avancée de la gestion d'agendas complexes et de la coordination logistique internationale.
• Capacité d'anticipation et proactivité face aux besoins des dirigeants.
• Excellentes compétences organisationnelles et multitâches.
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion administrative.